Les fiches d’entreprise en médecine du travail représentent un document obligatoire pour identifier les risques professionnels et les salariés exposés, établi par le médecin du travail ou son équipe. Elles doivent être créées dans l’année suivant l’adhésion à un service de prévention et de santé au travail, et mises à jour au moins tous les quatre ans. Leur contenu inclut des renseignements généraux sur l’entreprise, une liste des risques par catégorie, les effectifs concernés et des mesures de prévention existantes. Contrairement au DUERP, géré par l’employeur, elles servent de base objective pour évaluer et prévenir les dangers au travail. Pratiques, elles aident les RH et les dirigeants à renforcer la sécurité, avec des obligations renforcées via les réformes de la santé au travail.
Qu’est-ce qu’une fiche d’entreprise en médecine du travail ?
La fiche d’entreprise est un outil essentiel de prévention des risques professionnels, obligatoire pour toutes les entreprises employant au moins un salarié. Elle est rédigée par le médecin du travail ou par un membre de l’équipe pluridisciplinaire sous sa coordination, comme un préventeur ou un infirmier. Ce document vise à dresser un état des lieux des conditions de travail, en mettant l’accent sur les potentiels dangers pour la santé des employés.
En pratique, elle s’applique à tous les types d’entreprises, des TPE aux grands groupes, qu’elles disposent d’un service autonome ou adhèrent à un service de prévention et de santé au travail interentreprises (SPSTI). Son objectif principal est de fournir une vue d’ensemble objective, qui peut ensuite alimenter d’autres démarches comme l’élaboration du document unique d’évaluation des risques.
Quand établir et mettre à jour cette fiche ?
L’établissement de la fiche intervient rapidement après l’adhésion de l’entreprise à un SPSTI, dans l’année qui suit. Pour les services autonomes, elle est créée dès la mise en place du suivi médical. La mise à jour est requise au minimum tous les quatre ans, mais elle doit être actualisée plus tôt en cas de modifications significatives, telles que l’introduction de nouveaux procédés de production, une réorganisation des équipes ou l’apparition de risques émergents comme ceux liés au télétravail prolongé.
Les entreprises doivent anticiper ces mises à jour pour éviter des sanctions. Avec les évolutions issues de la loi du 2 août 2021 sur la santé au travail, les SPSTI renforcent leur rôle, incluant potentiellement plus de collaborations avec des médecins praticiens correspondants formés à ces questions. Prévoyez une visite sur site du médecin du travail pour collecter les données actualisées, ce qui peut prendre quelques heures à une journée selon la taille de l’entreprise.
Le contenu obligatoire de la fiche
Le contenu est encadré par l’article R4624-46 du Code du travail et un arrêté datant de 1989. Il commence par des renseignements généraux : activité principale, effectifs totaux ventilés par sexe, âge et type de contrat, organisation du travail incluant les horaires et le travail de nuit, ainsi que le nombre de sites.
Ensuite, la fiche liste les risques professionnels identifiés, classés en catégories. Parmi eux, les risques physiques comme le bruit, les vibrations ou les températures extrêmes, les risques chimiques liés à des produits dangereux ou des poussières, les risques biologiques, et ceux liés aux situations de travail tels que la manutention manuelle, les postures pénibles, le stress psychosocial ou les violences externes.
Pour chaque risque, elle précise les effectifs exposés, en indiquant le nombre de salariés concernés par poste ou activité. Cela permet une quantification précise, utile pour prioriser les actions.
Enfin, elle détaille les mesures de prévention en place ou recommandées : protections collectives comme des ventilations, protections individuelles telles que des masques, formations dispensées, et protocoles d’urgence. Des actions d’information et de formation menées pour la sécurité sont aussi mentionnées, offrant un aperçu concret des efforts déjà réalisés.
La fiche d’entreprise reste un outil descriptif et objectif : elle ne contient aucune donnée médicale personnelle sur les salariés. Pour en savoir plus sur ce que vous pouvez (ou ne devez pas) révéler lors des visites médicales, consultez notre article : Ce qu’il ne faut pas dire à la médecine du travail et pourquoi ?
Différences clés avec le DUERP
Bien que complémentaires, la fiche d’entreprise et le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) ne se confondent pas. La première est établie par le service de santé au travail, fournissant une analyse objective des risques et des expositions. Elle sert souvent de fondement au DUERP, qui est de la responsabilité exclusive de l’employeur.
Le DUERP va plus loin en évaluant les risques avec une cotation de gravité et de probabilité, et en incluant un plan d’actions détaillé pour les réduire. Tandis que la fiche reste descriptive, le DUERP est prescriptif et doit être mis à jour annuellement ou après tout changement majeur. Utilisez la fiche comme point de départ pour enrichir votre DUERP, en intégrant ses données pour une évaluation plus robuste.
Conseils pratiques pour les entreprises
Pour tirer le meilleur parti de la fiche, collaborez étroitement avec votre SPSTI. Fournissez au médecin du travail des accès aux locaux et des documents comme les fiches de données de sécurité des produits chimiques. Cela accélère le processus et assure une fiche précise.
Intégrez-la dans vos processus RH : présentez-la au comité social et économique (CSE) lors du bilan annuel, comme exigé. Elle doit être accessible à l’inspection du travail, à la CARSAT ou au médecin-inspecteur. En cas d’absence ou de non-mise à jour, des amendes peuvent s’appliquer, allant jusqu’à plusieurs milliers d’euros.
Pour les TPE, optez pour des outils numériques proposés par certains SPSTI, qui facilitent la collecte de données. En 2026, avec l’ouverture du passeport de prévention aux employeurs au premier trimestre, liez la fiche à ce dispositif pour tracker les formations en santé au travail. Cela renforce la traçabilité et aide à planifier des sessions adaptées.
Rôles des acteurs impliqués
Le médecin du travail pilote l’élaboration, mais l’équipe pluridisciplinaire, incluant ergonomes, psychologues et infirmiers, contribue activement. L’employeur fournit les informations nécessaires et reçoit la fiche pour l’intégrer à sa stratégie de prévention.
Les salariés, via le CSE, peuvent consulter la fiche et proposer des améliorations. En cas de risques spécifiques, un suivi médical renforcé peut être préconisé, comme pour les expositions à des agents chimiques.
Pour les SPSTI, la tarification en 2026 inclut souvent une cotisation annuelle par salarié, autour de 128 à 138 euros HT selon le régime, couvrant ces services. Vérifiez votre grille tarifaire pour anticiper les coûts.
Mises à jour et obligations en 2026
En 2026, les réformes de la santé au travail continuent d’impacter les pratiques. Les SPSTI renforcent leur offre avec des formations e-learning sur des thèmes comme les chutes ou les troubles musculo-squelettiques. La fiche intègre désormais plus souvent des aspects comme les risques psychosociaux, accentués par les évolutions du travail hybride.
Assurez une mise à jour si votre entreprise a connu des changements en 2025, comme l’adoption de nouveaux outils numériques potentiellement sources de fatigue visuelle. Consultez l’INRS pour des ressources gratuites, comme des brochures sur la prévention. Des formations pour les professionnels de santé au travail, y compris sur la réalisation de fiches, sont disponibles via des organismes comme l’ASTI.
Intégrez la fiche dans votre plan de formation RH pour sensibiliser les managers aux risques identifiés, favorisant une culture de prévention proactive.
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